【学び】伝える技術は『5W1H』から(ビジネスパーソンの心得)

こんにちはコウカワシンです。

ビジネスをするにあたり5W1Hを意識されたことはあると思います。

5つのW「Who(だれが)When(いつ)Where(どこで)What(なにを)Why(なぜ)」

1つのH「How(どのように)」

上司への報告などはこの5W1Hを意識しているのではないでしょうか。

この5W1Hで表すことで得られるメリットがあります。

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目次

5W1Hで得られるメリット

5W1Hのメリットとして

  • 情報の過不足に気付きやすくなる
  • 物事の趣旨が相手に伝わりやすい
  • 物事の目的意識が明確になる

さらに会議などでは

  • 物事の進行具合、担当者を議事録に残しやすくなる
  • 会議に参加した全員に内容をわかりやすくできる

といった効果も期待できます。

5W1Hの応用

Who(だれが)自分、相手、担当者、対象者、組織、国、人数
When(いつ)日時、開始日、期限、速さ、季節、きっかけ
Where(どこで)場所、位置、チャネル、対象範囲
What(なにを)課題、コンセプト、概念、対象
Why(なぜ)目的、必要性、原因、背景、理念
How(どのように)手段、プロセス、順番、ルート、ツール

5W1Hの使い方例

when(いつ)/where(どこで)

2020年9月28日にアメリカのオハイオ州クリーブランドで

who(だれが)/what(何を)

トランプ氏とバイデン氏が大統領選挙に向けてテレビ討論会を

why(なぜ)/how(どのように)

自身の政策を語るために行いました。

というように見たニュースを頭の中で整理するのにも5W1Hは有効に活用できます。

順番はその伝えたい事項とか頭の整理に有効なら順番を変えてみるのも良いと思います。

5W1Hの活用法

新聞やニュースはこの5W1Hを意識して表示されていることは皆様、ご存知の通りです。

我々も意識して使うことが情報の共有に際し有効であります。

例えばビジネスにおいても5W1Hに意識すると内容が可視化できより一層の成果が期待できます。

  • 日報・報告書
  • 企画書
  • 仕事の進め方
  • 計画書

5W1Hをテンプレート化することで文章作成の苦手な方でも有効なものが作成できます。

ビジネスでは他にも

  • 状況の把握しての改善
  • 戦略の見直し
  • 原因の追究
  • 新しいプランのアイデア作成

ということに期待できます。

そして上記の形式ばった書類だけでなく自分自身の覚書(メモ)に活用することで情報の取りこぼしも防ぐことができます。

まとめ

ビジネスでもプライベートでもどのようなシチュエーションにおいてでも5W1Hを使わないと相手にうまく伝わりません。
円滑に物事を進めるにはこのような取り決めがあった方が楽とも言えます。
相互理解のために必要なのは

  • 情報の正確さ
  • 情報の簡素化
  • 情報伝達のスピード

です。
そのことを意識するだけでちょっとしたスキルアップにつながります。

最後までお読みいただきありがとうございます。

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この記事を書いた人

四国在住。
ミニマリスト。趣味は映画観賞と音楽鑑賞、読書、野球観戦。
映画は特に好き嫌いなくほとんどのジャンルーを観ます。音楽はジャズとクラシックが大好きです。読書は歴史書が好きでよく読みます。

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